Tout ce que vous devez savoir pour concevoir le bureau idéal

Votre espace de travail est-il sur le point de subir une transformation importante ? Pour créer un bureau propice au bien-être et à l’efficacité, il est important de concevoir des environnements de travail adaptés aux méthodes de travail et aux collaborateurs de l’entreprise. Pour cela, il faut répondre aux besoins de toutes les personnalités et générations. Dans le cadre du processus Next Office, nous réalisons une analyse approfondie de votre espace de travail pour identifier vos méthodes de travail et vos besoins, ainsi que les types d’environnements qui vous seront indispensables à l’avenir. Vous trouverez ci-dessous huit questions que vous devez absolument vous poser avant de commencer votre projet.

Connaissez-vous les différents concepts ?

L’une des raisons expliquant l’échec fréquent des projets de nouveaux bureaux relève de la nature confuse des concepts et du manque de clarté quant aux implications du réaménagement.  Le processus Next Office n’a pas pour objectif d’imposer un style à votre entreprise, mais de trouver l’environnement qui lui convient parfaitement. Voici une brève présentation des cinq concepts les plus courants en matière de bureaux et de méthodes de travail.

Les environnements de travail basés sur l’activité

Les bureaux basés sur l’activité s’articulent autour des méthodes de travail de votre entreprise. Ils se composent d’espaces qui répondent à vos besoins. Au lieu de réaliser toutes leurs activités dans un endroit fixe, les collaborateurs utilisent l’espace le plus adapté à la tâche qu’ils doivent réaliser. La conception du bureau permet de mener de nombreux types d’activités, des tâches qui nécessitent une grande concentration aux réunions informelles, en passant par le travail en équipe. 

Les bureaux flexibles

Les bureaux flexibles se caractérisent par l’absence de postes de travail fixes et par un nombre de postes inférieur au nombre d’employés. L’espace ainsi gagné peut être mis à profit pour créer des salles de discussion et de réunion, par exemple. Les bureaux flexibles sont souvent confondus avec les bureaux basés sur l’activité, car les zones proposées sont nombreuses. Cependant, elles présentent peu d’effets positifs, puisque le bureau n’est pas fondamentalement conçu pour s’adapter au fonctionnement de l’organisation.

Le partage de bureau

Dans cet environnement, les employés se partagent les postes de travail. Le nombre de postes est uniquement déterminé par le taux d’occupation, ce qui signifie qu’il n’y a pas toujours assez de postes pour chaque personne travaillant dans le bureau. Par ailleurs, le partage de bureau ne tient pas compte des activités. Il repose essentiellement sur le nombre de postes de travail. 

Le coworking

Le coworking est une méthode de travail collaborative et flexible qui permet à plusieurs entreprises et personnes de partager un même espace de travail. Idéal pour les freelances, les gérants de petites entreprises et les professionnels qui sont souvent en déplacement. Le coworking est un excellent moyen pour les travailleurs indépendants de créer des liens et de tirer parti des synergies propres au travail d’équipe. 

Les méthodes de travail souples

Dans un environnement de travail souple, les performances et les résultats ont la priorité. Différents facteurs entrent en ligne de compte, comme le moment où vous travaillez, le lieu où vous travaillez, la façon dont vous travaillez et les collaborateurs. L’objectif global est plus important que le processus. De nombreuses entreprises ont pu accélérer leur développement et mettre en œuvre de nouvelles idées dans divers domaines grâce à un environnement de travail souple. 

Tous les collaborateurs se sentent-ils impliqués dans le projet de l’entreprise ?

Pour garantir le succès d’un nouveau bureau, il essentiel d’avoir une vision et des objectifs clairement définis. À cette fin, l’engagement de l’équipe de direction est indispensable. Cet engagement démontre que le bien-être des employés et le projet sont importants. Le succès repose aussi sur la capacité de la direction à mettre en pratique ce qu’elle prône. Si les employés sont tenus de partager les environnements et de circuler entre différents postes, la direction doit travailler de la même manière. 

La participation est la clé de la réussite. En impliquant vos employés dès les premières étapes de la planification, vous travaillerez de façon plus rapide et fluide et obtiendrez de meilleurs résultats. Expliquez les raisons du réaménagement, la manière dont il va se dérouler et les retombées escomptées. Communiquez de manière claire et transparente : traitez les inquiétudes et les incertitudes dans les plus brefs délais. En permettant à chaque employé de faire entendre ses points de vue et de décrire ses méthodes de travail et ses besoins, vous garantirez son épanouissement dans son nouveau bureau et constaterez une amélioration de son efficacité. Organisez des ateliers, des séminaires et des enquêtes pour identifier les opinions et impressions de vos employés. La clé consiste à vous tourner vers l’avenir et à définir une vision commune au lieu de vous concentrer sur le passé. 

Avez-vous réfléchi à la fonctionnalité ?

Espace

Avec Next Office, la conception des postes de travail est axée sur les besoins de l’organisation et les données issues de l’analyse, ce qui signifie qu’il y aura toujours suffisamment de bureaux et d’espaces de travail. Il est essentiel pour les membres du personnel mobiles de veiller à emporter leurs affaires lorsqu’ils se déplacent vers un autre espace ou se rendent à une réunion. Il est également avantageux d’investir dans un système de réservation qui prend en charge à la fois les salles de réunion et les bureaux individuels. Cela permet d’améliorer l’efficacité de votre organisation et de réduire le risque de malentendus. 

Technologie

Avant de prendre la décision de modifier vos méthodes de travail, vous devez tenir compte de la technologie. Disposez-vous des solutions techniques nécessaires à la création d’un environnement dématérialisé pour vos employés, et ce, à chaque poste de travail ? Si ce n’est pas le cas, votre organisation est-elle prête à investir dans ces solutions ? N’oubliez pas que ce sont les besoins de vos employés qui doivent déterminer la technologie, et non l’inverse !

Confidentialité

Lorsque l’on envisage de travailler dans un environnement ouvert ou mobile, la question de la gestion de la confidentialité revient fréquemment. Ce n’est pas parce que l’espace de travail est ouvert que toutes les informations doivent être traitées publiquement. Pensez à inclure des environnements de travail dans lesquels vous pouvez vous isoler en fermant la porte pour gérer les tâches confidentielles ou les discussions privées. Disposer d’un espace de stockage verrouillable est également essentiel.

Votre bureau dispose-t-il d’espaces adaptés au travail en équipe et aux réunions ?

Les réunions et le travail d’équipe font partie intégrante de la vie de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il faut investir dans de nombreux types d’espaces de réunion : des solutions flexibles pour les réunions rapides, mais aussi des zones réservées aux projets et des salles de réunion. Il est essentiel de créer des espaces adaptés aux différents types de réunions organisés au sein de votre entreprise pour plus d’efficacité et de créativité. Les visioconférences sont également un bon moyen d’organiser des réunions plus efficaces. Avec la bonne technologie, il est facile d’organiser des réunions en face à face sans avoir à prendre la voiture, le train ou l’avion. C’est autant de temps et d’argent gagnés. 

Avez-vous réfléchi à l’ergonomie ?

La création d’un bureau basé sur l’activité procure naturellement des possibilités de circulation entre différents espaces basés sur l’activité au cours de la journée de travail. Cela dit, il convient également d’installer du mobilier de bureau ergonomique dans tous les bureaux pour les employés qui restent assis et accomplissent un travail exigeant de la concentration pendant de longues périodes. Investissez dans des bureaux assis/debout et des sièges ergonomiques pour diminuer le nombre de blessures provoquées par des tensions répétées. Enfin, songez à alterner les sièges bas et hauts et les canapés et chauffeuses dans les salles de réunion.

Vous déplacez-vous beaucoup sur votre lieu de travail ?

Le mouvement est essentiel au maintien d’une bonne santé. D’ailleurs, les études montrent qu’il n’est pas suffisant de mener une activité physique pendant notre temps libre. Nous devons donc également faire de l’exercice au travail. Dans les bureaux basés sur l’activité, chacun se déplace constamment entre les différents postes de travail, ce qui stimule le mouvement. Le mobilier de bureau ergonomique, comme les bureaux assis/debout et les sièges ergonomiques, favorise également ce dynamisme. Mais pourquoi s’arrêter là ? Offrez la possibilité de faire de l’exercice et de travailler l’équilibre au travail en dotant votre bureau d’une salle de remise en forme équipée de ballons d’exercice, de planches d’équilibre, de bandes de résistance, de tapis roulants et de vélos stationnaires. 

Quelles sont vos valeurs communes ?

Un climat de sécurité

La conception d’environnements de travail ouverts s’accompagne d’un défi de taille : parvenir à créer un sentiment d’appartenance et de sécurité pour tous. Pour cela, vous pouvez concevoir des espaces dédiés aux interactions sociales, mais aussi des postes de travail individuels qui peuvent être fermés. Il est important de prévoir des espaces pour traiter les sujets confidentiels afin que les collaborateurs soient rassurés quant à la gestion de leurs informations personnelles. Par ailleurs, les salles de réunion insonorisées conviennent parfaitement aux réunions privées.

Code de conduite

La liberté de choisir où et comment travailler dans un bureau est une chance formidable. En respectant autrui et en acceptant les différences de chacun dans l’environnement de travail, vous en récolterez tous les fruits et développerez une culture d’entreprise positive. Le bureau peut être divisé en zones se prêtant à différents niveaux de concentration (faible, moyen et élevé). Vous pouvez ensuite déterminer d’un commun accord les types de discussions et d’activités auxquels chaque zone est adaptée. Sous réserve que tous les employés respectent les procédures, vous instaurerez un environnement exempt de stress, propice à la créativité et dans lequel chacun peut s’épanouir. 

Ensemble, nous créons votre bureau idéal

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Que pensez-vous du self-leadership ?

Les organisations dont les employés présentent un haut degré de self-leadership offrent un cadre tout indiqué pour les bureaux de demain. Un self-leadership marqué signifie non seulement travailler de manière indépendante pour atteindre nos objectifs et assumer nos tâches, mais aussi concentrer notre énergie sur ce que nous pouvons influencer et demander de l’aide lorsque la situation l’exige. Grâce au développement du self-leadership dans votre organisation, les modifications apportées à l’environnement physique du bureau auront un impact encore plus notable. L’environnement de travail sera optimiste et axé sur les solutions, avec des employés qui s’encourageront les uns les autres et contribueront au développement de chacun. 

Qu’est-ce qui vous pousse à vous rendre au travail chaque matin ?

Jadis, nous étions contraints de nous rendre sur le lieu de travail, car c’est là que le matériel et les ordinateurs se trouvaient. Aujourd’hui, nous pouvons travailler depuis n’importe quel endroit et éventuellement nous rendre au bureau à condition de nous y sentir obligés. Next Office vise à transformer le bureau en un facteur de motivation à part entière. Le but : créer des environnements tellement stimulants que l’on préfère s’y trouver. Des environnements qui favorisent le développement personnel et où nous rencontrons des collègues optimistes et dévoués. En résumé, il s’agit d’un concept simple et clair permettant de bâtir des organisations et des entreprises prospères.