TRANSFORMER UNE PIÈCE EN BUREAU - CONSEILS ET IDÉES PRATIQUES

Alors que le monde s'adapte aux grands changements causés par le COVID-19, de nombreuses entreprises mettent en place du télétravail. Cela veut dire qu'un grand nombre de personnes font face à un challenge inhabituel, pour certains, travailler de chez eux pour la première fois et à plein temps. Dans cette rubrique, nous avons réuni quelques conseils très utiles pour vous aider à augmenter votre productivité ainsi que votre bien-être.

Pour certains d'entre nous, travailler depuis la maison est quelque chose d'habituel mais pour la majorité, cela peut-être quelque chose de totalement nouveau. Cet événement soudain nous a contraint à rester travailler chez nous plus longtemps que jamais. Remplacer la vie quotidienne au bureau par le travail et la communication en ligne est un défi, non seulement pour ce qui est de fournir les installations techniques appropriées, mais aussi pour les équipes et les individus.
Nous aimerions vous fournir quelques conseils pour améliorer votre situation et vous plonger dans la perspective à long terme de quelque chose qui s'appelle le "Remote-working", c'est-à-dire le télétravail.

Travailler depuis la maison ou télétravailler ?

Travailler depuis la maison, comme son nom le suggère veut dire travailler entre les 4 murs de votre maison tandis que le télétravail a moins de bordures. Cela veut dire relocaliser le lieu de travail fourni par votre employeur, le bureau, à la maison, dans votre café préféré, dans une bibliothèque ou un espace de co-working. Les deux interprétations sont souvent entremêlées mais il est certain que tout le monde ne peut pas en faire l'usage, les agents de caisse, les vétérinaires ou les infirmières. La possibilité de travailler depuis la maison est normalement un rêve, même pour de nombreux employés de bureaux.

Quelques Conseils Utiles

POUR L’EMPLOYÉ

Les gens ont tendance à travailler beaucoup plus en télétravail car il y a moins d’horaires définis. Néanmoins, l'absence d’horaires fixes peut donner l'impression que la journée est à la fois interminable et informe. Lorsque vous travaillez en télétravail, vous devez vous asseoir le dos droit, faire de l'exercice et des étirements, prendre des pauses régulièrement loin de votre bureau et essayer de faire un tour à l’extérieur pour vous aérer l’esprit. Il est conseillé de sortir de chez soi quand cela est possible et de se promener dans votre intérieur. La lumière du soleil joue un rôle important dans la régulation de nos rythmes circadiens (horloges biologiques quotidiennes), nous permettant de différencier les différents moments de la journée.

Pour poursuivre le point précédent, il est également conseillé de faire de l'exercice à la maison. Il existe de nombreux types d'exercices que vous pouvez faire à la maison avec ou sans matériels. Vous trouverez de nombreux utilitaires pour sélectionner les exercices qui correspondent le mieux à vos besoins (chaînes YouTube, sites internet, applications dédiées…). Le mouvement est un besoin quotidien important ; il stimule non seulement votre humeur, mais aussi vos performances. En télétravail, même l'activité la plus élémentaire disparaît de votre journée : ne plus courir pour prendre votre bus, ne plus marcher entre la gare et le bureau, ne plus vous déplacer jusqu’aux bureaux de vos collègues... Il est donc nécessaire d’allouer du temps à l’exercice et la mobilité et de dédié un espace précis à ces activités. Les modes "ne pas déranger" et "avion" de votre téléphone portable peuvent vous être d'un grand secours à cet égard. Vous pouvez même noter ces moments dans vos agendas afin que vos collègues puissent voir que vous êtes occupé, 5 à 10 minutes peuvent suffire ! Il est important que vous preniez du temps pour vous et de faire des activités qui vous correspondent et qui vous font plaisir.

POUR LES MANAGERS

Un manager doit connaître ses employés et savoir quelles tâches peuvent être accomplies depuis son domicile dans le périmètre de son poste.

Il est très important d'établir une relation de confiance entre l'employé et l'employeur, mais cette confiance ne se manifeste pas seulement par magie. Vous ne pouvez faire confiance à quelqu'un que si vous savez ce qu'il fait, quels types de tâches son travail implique, quels sont ses échéances, ses compétences et s'il est facile ou difficile pour lui de demander de l'aide. Pour pouvoir savoir tout cela il est nécessaire que vous connaissiez vos collaborateurs.

En tant que manager, vous devez être conscient du principe selon lequel le télétravail n'est pas un forcément avantage, c’est une opportunité. Une occasion d'accomplir le même travail avec la même performance dans un lieu différent de celui du bureau. Nous savons tous que certains employés ont du mal à travailler en permanence, cela ne dépend pas que du lieu de travail mais également de la motivation de chacun bien sûr.

Il faut savoir utiliser les outils technologiques à bon escient. Il arrive que les mails, les réunions en visio et le téléphone s'avèrent insuffisants (ou trop). Comme mentionné précédemment, vous devez établir une relation de confiance avec votre équipe et garder à l'esprit que les technologies utilisées doivent également faciliter cette relation. Au lieu de tout micro gérer, vous pouvez utiliser de nombreuses applications en ligne de gestion des tâches, des processus et des projets qui peuvent parfaitement remplacer les mails, les messages et les appels interminables. Le leadership exige du temps et un engagement supplémentaires en ces temps difficiles. Soyez proactif et organisez régulièrement des réunions en visio constructives avec votre équipe afin de respecter les objectifs fixés et les indicateurs clés de performance (KPI). Il se peut que votre équipe travaille à domicile pour la première fois. Beaucoup de choses sont nouvelles et ne fonctionnent pas encore correctement - cela peut être stressant. La patience dans cette situation inhabituelle aide votre équipe.

QUAND LA MAISON SE TRANSFORME EN BUREAU

Il n'est pas facile de répondre à la question de savoir comment créer un bureau chez soi, même si celui-ci a été planifié. Sans parler de la situation où vous êtes contraint de créer votre espace de travail à la maison du jour au lendemain, et pour une durée imprévisible (compte tenu de la situation actuelle). Kinnarps croit en la création de lieux de travail ergonomiques, suivant les principes de conception d'espaces basés sur la fonctionnalité et l'activité. Cela est tout aussi important à la maison qu'au bureau.

VOTRE BUREAU DANS LE SALON

1.

Créer un espace approprié. La santé et le bien-être - qui doivent être particulièrement mis en avant dans la situation actuelle - sont les fondements de la productivité. Un espace peut être considéré comme ergonomique s'il correspond aux besoins fonctionnels de la personne qui y passe du temps (dans ce cas, l'employé). Vous devez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour créer des espaces de travail personnalisés, car cela est essentiel pour la productivité. Depuis des décennies, Kinnarps s'efforce de développer des produits qui répondent aux besoins ergonomiques de chacun. Qu'il s'agisse d'un bureau assis/debout (réglable électriquement en hauteur), d'un siège de travail ou de solutions acoustiques, ces produits sont tout aussi importants en télétravail qu’au bureau.

2.

Compte tenu des nombreux effets bénéfiques et des bienfaits pour la santé de la lumière naturelle, vous devez placer votre bureau le plus près possible d’une fenêtre. Si vous avez besoin d’augmenter votre taux de vitamine D, si vous voulez mieux dormir et bien sûr travailler plus efficacement, ou si vous avez simplement l'intention de réduire les effets néfastes de la lumière artificielle sur votre corps, vous pouvez installer votre bureau près d’une fenêtre.

3.

Les couleurs ont également un effet sur votre humeur et vos émotions. Dans le cas de différents espaces - par exemple le bureau, même s'il se trouve à la maison - des couleurs bien choisies peuvent avoir un effet significatif sur le bien-être et la productivité des personnes. Des zones de travail grises, beiges ou blanches peuvent provoquer une dépression, tandis que des couleurs plus claires peuvent stimuler la motivation. En général, on peut dire que le vert est apaisant, le bleu stimule la productivité, le rouge favorise l'attention et le jaune stimule la créativité. Nous devrions nous entourer de couleurs et de plantes qui assainissent l'air et nous rendent plus équilibrés dans notre maison aussi.

4.

Le bruit fait naturellement partie du travail, mais des niveaux de bruit trop élevés peuvent réduire considérablement la productivité. Le bruit affecte votre concentration, votre niveau de stress et votre capacité à penser de manière créative. Les désagréments et les distractions peuvent être source de frustration, ce qui limite le bien-être et l'efficacité. Les sons et la musique apaisants peuvent améliorer la productivité.


Nous espérons que vous trouverez ces conseils utiles. Notre but est de vous donner des idées pour améliorer votre créativité, votre productivité et votre bien-être dans des espaces compliqués à aménager pour le travail.

SOURCES

1. Kinnarps, Next Office Insights Report (2020)
2. https://ec.europa.eu/eurostat/web/products-eurostat-news/-/DDN-20180620-1