Votre salle de réunion est inadaptée à vos besoins ?

Suivez nos conseils pour y remédier

Aujourd’hui, dans les grandes comme dans les petites entreprises, des équipes situées aux quatre coins du monde sont naturellement amenées à travailler et à développer de nouvelles idées ensemble tout au long de l’année. Nous savons tous qu’il est possible d’accomplir de grandes choses en équipe, mais force est de constater que les réunions ne sont pas toutes efficaces. D’ailleurs, 47 % des personnes interrogées pensent que les réunions constituent la plus grande perte de temps au bureau. On trouve de nombreux articles sur l’art de mener des réunions efficaces, mais qu’en est-il de l’importance de la conception des salles ? Ne serait-il pas également possible d’optimiser les réunions en tenant compte de ce paramètre ?

Collègues et partenaires commerciaux étant souvent dispersés, les réunions et les projets occupent une place de plus en plus importante dans la vie professionnelle. En effet, les employés de bureau participeraient en moyenne à 62 réunions par mois. Et le chiffre est encore plus élevé pour les dirigeants. Or, toutes ces heures passées ne sont pas utilisées de manière efficace, puisque jusqu’à 25 % du temps de réunion serait consacré à des questions secondaires. Nous sommes convaincus que les salles de réunion et de conférence peuvent être conçues de manière à soutenir l’objectif des réunions et à favoriser la productivité, l’efficacité et la créativité.

Quel type de réunion organisez-vous (ou aimeriez-vous organiser) ?

Pour créer des espaces de réunion adéquats, il est important de commencer par analyser les types de réunion que vous organisez et d’anticiper vos besoins futurs. Réfléchissez à l’usage de la salle, au nombre de participants et à la durée de vos réunions. Les salles dont vous disposez aujourd’hui offrent-elles suffisamment d’espace ? Répondre à ces questions vous permettra de nourrir le processus de conception et de créer des espaces sur mesure en accord avec vos méthodes de travail.

« Nous savons que le développement technologique a imposé de nombreux défis à nos clients. Il est donc impératif d’aménager des espaces de réunion innovants et fonctionnels qui se prêtent aux nouvelles méthodes de travail. » Avec Kinnarps Next Office®*, nous utilisons un processus inclusif destiné à fournir à nos clients des salles de réunion et des espaces à la fois créatifs, flexibles et efficaces. Il convient d’avoir une vue globale de la situation et de prendre en compte tous les paramètres : l’entreprise, l’environnement physique, la technologie et les besoins individuels des employés. »

Peter Knecht, Manager International Concept Sales chez Kinnarps AB

*Kinnarps Next Office® forme un concept axé sur les résultats qui s’articule autour des besoins de chaque organisation et met les employés au premier plan. Next Office est le fruit d’une étude approfondie menée auprès de clients, de responsables du développement organisationnel et d’analystes prospectifs.

En savoir plus sur le processus

Dans les bureaux modernes, la communication physique et la communication virtuelle ont souvent lieu dans le même espace. Nous utilisons des documents partagés, présentons du contenu sur de grands écrans et participons à des visioconférences avec des personnes aux quatre coins du monde. C’est pourquoi il nous faut équiper les salles de réunion de technologies intelligentes adaptées aux réunions d’aujourd’hui et de demain.

Comment adapter l’espace à vos besoins ?

Une salle de réunion n’est pas qu’une pièce avec une table et des chaises. Pour adapter l’espace à vos besoins, voici quelques éléments à prendre en compte. Tout d’abord, penchons-nous sur les couleurs et leur influence, qu’il nous faut étudier dans le cadre de la création d’une salle de réunion. Le jaune représente un bon choix, car c’est une couleur qui favorise le dialogue. Murs et meubles jaunes trouveront parfaitement leur place dans les espaces créatifs réservés aux séances de brainstorming et aux discussions. Le bleu se veut également adapté aux salles de conférence, puisqu’il invite au calme et favorise tant la concentration que la productivité. Cette couleur se prête particulièrement bien aux espaces dédiés aux ateliers et à la naissance d’idées nouvelles. Par ailleurs, le bleu inspire la confiance et convient parfaitement aux espaces dans lesquels vous recevez des clients. Dans la salle de visioconférence, il est important d’avoir un fond qui facilite la reconnaissance des participants par l’équipement vidéo et qui est agréable à regarder à l’écran. Ici, une couleur neutre et apaisante avec un contraste moyen est idéale. Rien de tel alors que d’opter pour des couleurs naturelles et discrètes comme le brun, le beige, le gris ou le bleu ardoise. Les couleurs vives, comme les blancs éclatants et les teintes foncées, créent des effets visuels désagréables à l’écran. Mieux vaut donc ne pas les utiliser sur les murs des salles de conférence équipées d’un système vidéo.

Aujourd’hui, les écrans sont utilisés dans la plupart des espaces de réunion, et pas uniquement pendant les visioconférences. Dans le cadre du partage et de la présentation de documents, chaque participant doit pouvoir avoir une bonne vue d’ensemble, et il est donc essentiel de meubler la pièce pour optimiser la visibilité de l’écran. Pour ce faire, rien de tel qu’une table de réunion aussi large que l’écran, ou encore une table en V. Côté mobilité, les sièges à roulettes permettent à chacun d’adapter sa position pour mieux voir l’écran.

Les sièges flexibles à roulettes conviennent aussi parfaitement aux réunions dans lesquelles les participants doivent se déplacer rapidement et en silence, comme les discussions de groupe ou les ateliers. Les tables de réunion extensibles ou pliables et les tables mobiles constituent une bonne option pour organiser des réunions flexibles et dynamiques.

Lors des réunions créatives ou des séances de brainstorming, le mouvement est en effet un élément essentiel qui permet de créer une atmosphère dynamique. Les tables à hauteur réglable, quant à elles, s’adaptent facilement à vos besoins. Pourquoi ne pas utiliser une table haute avec des tabourets de bar pour rendre la réunion plus active ? Chacun peut ainsi aisément se lever, participer à des discussions ou se poster à côté de l’écran ou du tableau blanc pour mener la réunion.

Autre point essentiel pour favoriser la concentration et la productivité : l’acoustique. Les surfaces dures comme les murs nus, les cloisons vitrées, les écrans et les tableaux blancs, généralement utilisés dans les salles de réunion, entraînent des résonances importantes à l’origine d’un environnement acoustique défavorable. L’ajout de dalles de plafond ou de panneaux muraux acoustiques insonorisants permet à la fois d’obtenir un niveau de son équilibré et de réduire les bruits gênants. Il faut également veiller à ce que le son ne se propage pas à l’extérieur de la salle de réunion afin que les conversations ne puissent pas être entendues en dehors de la pièce.

N’oubliez pas de prévoir des aménagements pour les réunions spontanées !

Des réunions spontanées ont lieu chaque jour en entreprise à chaque fois que des collègues discutent dans les couloirs, à la machine à café ou à leurs bureaux. Autant d’occasions de poser des questions et de réfléchir ensemble. Ces réunions spontanées sont essentielles pour renforcer les relations entre les employés et la collaboration, ainsi que pour résoudre les problèmes. Faites en sorte que les employés puissent discuter facilement en mettant des fauteuils confortables à leur disposition à des endroits bien choisis.

Comme nous venons de le voir, il est plus facile d’organiser des réunions efficaces et créatives lorsque l’on dispose d’espaces fonctionnels et inspirants. L’idée est de créer des environnements confortables, intuitifs et chaleureux dans lesquels les employés prennent plaisir à participer aux réunions. Des environnements bien pensés et fonctionnels qui permettent à chacun d’être plus créatif et de collaborer de la meilleure façon possible.

Besoin d’aide pour donner un nouveau souffle à vos salles de réunion ? Ou pour créer de nouveaux espaces de réunion inspirants ?

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