Référence: Tomra
Bien plus qu'un simple projet d'aménagement
Le siège de Tomra Systems ASA, premier producteur mondial de systèmes de consigne pour emballages de boissons, se trouve à Asker, en banlieue d'Oslo. Depuis sa création en 1972, Tomra a connu une croissance fulgurante et détient aujourd'hui plus de 70 % du marché mondial. En 2018, l'entreprise a commencé à se sentir à l'étroit dans ses locaux d'Asker, et a décidé d'adapter ses locaux à cette croissance rapide. Elle a alors fait appel à Kinnarps et a utilisé son concept Next Office, qui aide les entreprises à concevoir le bureau parfait.
« Nous avions besoin d'aide pour savoir comment optimiser l'espace dont nous disposions. Nous avons trouvé très utile de travailler avec une équipe qui nous a posé des questions clés et nous a donné de nouvelles idées pour exploiter au mieux le bâtiment. Next Office était la solution idéale », estime Kristian Hovde, directeur technique chargé de la conception mécanique.
Next Office
Créer un bureau innovant et adapté aux différentes activités de l'entreprise est bien plus qu'un simple projet d'aménagement ; c'est un véritable projet de changement. Les espaces doivent être adaptés aux personnes qui y travaillent, mais également refléter la vision de l'entreprise. Kenneth Tveito, expert Next Office, estime qu'il est important que tous les intervenants comprennent les objectifs des nouveaux espaces de travail :
« Le client voulait de l'aide pour innover et créer un bureau flexible pour l'avenir. Il souhaitait réunir dans une seule zone d'un même étage l'ensemble du service R&D, autrefois éparpillé à plusieurs endroits du bâtiment. L'une des principales exigences était de créer des conditions favorisant la collaboration et une communication efficace. C'est dans cette optique que nous avons conçu les différents aménagements et choisi les finitions », explique-t-il.
SOUTIEN À L'AMÉNAGEMENT DU LIEU DE TRAVAIL
L'analyse du lieu de travail
permet de cartographier et d'analyser les besoins et les schémas de travail avant de concevoir un nouveau bureau. Grâce à des outils et des ateliers spécifiques, le personnel est impliqué tout au long du parcours de changement pour créer un engagement et une participation. Sur la base des résultats, des recommandations sont données concernant l'aménagement, l'allocation de l'espace et les méthodes de travail. Pour en savoir plus sur notre analyse du lieu de travail Next Office®, cliquez ici.
Projet Tomra
Wendy Helen Rosenlund est chef de projet et responsable client chez Kinnarps. Elle était chargée du réaménagement des nouveaux bureaux de Tomra. Ces six derniers mois, elle a travaillé à temps partiel dans les locaux de Tomra afin de finaliser la rénovation et d'aider les employés pendant la période de transition :
« Le processus a tout de suite très bien fonctionné. Tomra a très vite fait participer tous ses employés et écouté leurs préférences et besoins. Lorsque tout le monde a participé à la prise de décision, il est plus facile pour les collaborateurs de s'adapter et d'utiliser les nouveaux locaux et installations. Dans six mois, nous procéderons à une nouvelle analyse pour déterminer ce qui fonctionne et ce qui pourrait être amélioré, afin que les employés puissent faire leur travail de façon optimale », explique-t-elle.
De nouveaux locaux
La tâche a d'abord consisté à réaménager une ancienne unité de production de 1 200 m2 située au deuxième étage. L'objectif était d'améliorer la collaboration entre les services et de créer de meilleures conditions de travail en termes de lumière, de son et d'air. Les nouveaux locaux sont opérationnels depuis janvier 2019. Ils offrent de multiples zones et postes de travail, des salles de réunion, des espaces créatifs et un coin café très apprécié – le tout dans un schéma de couleurs allant de teintes vives et joyeuses à des nuances plus calmes et plus neutres.
« Avant notre intervention, il y avait 75 postes de travail ici. Depuis le réaménagement, il y en a 107, mais aussi plusieurs salles de réunion et espaces communs. Je pense qu'il était courageux de la part de Tomra d'opter pour un aménagement aussi coloré. Cet aménagement rend l'espace de travail plus attrayant pour les hommes comme pour les femmes, ce qui est important puisque plus de 80 % des employés sont des hommes », explique Wendy Helen Rosenlund.
« L'architecte ayant conçu l'agencement pour Tomra, Camilla Skjønhaug d'In Front Design, est une experte des espaces de travail basés sur l'activité (ABW), passée maître dans l'art de transformer des résultats théoriques en aménagement concret. Tomra a opté pour une solution ABW hybride basée sur les résultats de l'analyse Next Office. Cela montre à quel point il est important d'écouter le client et d'identifier ses besoins. Chaque organisation est unique et requiert des solutions spécifiques pour créer un bureau parfaitement adapté à ses besoins – c'est le principe de base de Next Office. »
Salle de réunion
Nous souhaitions créer une salle de réunion à la fois inspirante et motivante. Nous voulions encourager la créativité et le dialogue. Un aménagement flexible dans lequel les employés peuvent facilement opérer des changements et rendre la pièce propice à la collaboration. Nous avons donc créé une salle de réunion pour petits groupes, permettant à la fois les réunions spontanées et planifiées, des briefings rapides et des appels téléphoniques brefs. La salle est également conçue de sorte que ses occupants puissent l'utiliser pour des conversations privées, des présentations ou des vidéoconférences, sans être dérangés.
Espace créatif
La zone de créativité rassemble de nombreux styles différents et l’aménagement comprend plusieurs produits et solutions offrant tous une fonctionnalité et un style différents, mais associés de façon à créer un ensemble homogène. Ici, nous avons un peu plus joué avec les produits et nous souhaitons encourager la créativité et l'innovation. Couleurs et formes sont associées de façon à inspirer, et l’aménagement est flexible. Cet espace est conçu pour accueillir des réunions brèves et des discussions entre collègues.
Espace dédié à la concentration
Il est important de créer un espace dédié à la concentration, dans lequel il est possible de travailler sans être dérangé(e). Voici donc un espace de travail pour celles et ceux qui souhaitent s'isoler pour pouvoir se concentrer et travailler seul(e)s. Lorsque quelqu'un décide de travailler à cet endroit, ses collègues savent qu'il ne faut pas le/la déranger. L'idée est d'offrir un espace dans lequel il est possible de se concentrer sur son travail sans être dérangé(e). Ici, vous êtes au calme et pouvez travailler seul(e) et recevoir des appels téléphoniques privés. L'espace de travail est conçu de façon ergonomique, avec des bureaux et des sièges de qualité pouvant être adaptés à tout(e) employé(e) décidant de s'y installer pour travailler.
Espace informel
Voici un espace convivial où des collègues peuvent se retrouver pour un café, lire le journal en arrivant le matin ou avoir une conversation au cours de la journée. Avec son ambiance agréable, c'est l'un des endroits préférés de beaucoup d'employés. Cet espace est même devenu un point de rencontre naturel, un peu comme un hall d'hôtel. C'est un espace dans lequel les employés peuvent se retrouver, régler des problèmes liés au travail, échanger et discuter. C'est également l'endroit parfait pour consulter ses e-mails ou se vider la tête.
« Je suis ravi de la combinaison de salles de groupes et de petites salles de pause. Il est selon nous essentiel de proposer un endroit où faire une pause, pour que celles et ceux qui en ont besoin puissent s'isoler dans un coin et travailler sans être dérangé(e)s. Les salles de réunion sont également bien pensées, et l'association de différentes couleurs et de nouveaux aménagements a eu des effets très positifs. »
Tomra compte maintenant s'attaquer au réaménagement du premier étage, de nouveau avec l'aide de Kinnarps et Next Office. Le processus va donc repartir de zéro, avec de nouvelles analyses et de nouveaux plans. Il s'agira d'aménager les bureaux en répondant aux besoins spécifiques de chaque service, et avec le nouveau look Tomra.
Kristian Hovde de Tomra est ravi des nouveaux locaux et de leur processus de création.
« Les locaux sont très flexibles et les possibilités ne manquent pas pour répondre à l'évolution de nos besoins. Les conditions sont réunies pour travailler plus efficacement et nous disposons d'une plus grande capacité totale qu'avant », se réjouit-il.
Il a hâte de travailler de nouveau avec Kinnarps et Next Office pour le réaménagement du premier étage :
« Nous avons fini de réaménager la première partie du bâtiment, et nous nous attaquons maintenant à la suite. Nous espérons mettre à profit nombre des enseignements tirés de cette partie du projet, et avons conscience que les autres services ont des besoins différents auxquels ne répondraient pas les agencements et solutions utilisés jusqu'à présent. Mais nous pouvons quand même utiliser les aspects les plus intéressants de cette partie du projet pour le reste du réaménagement ! »
Résumé
- Le mobilier de bureau de Kinnarps a été utilisé pour favoriser la modularité et créer de la flexibilité et de l'efficacité dans un monde du travail en pleine transition.
- Les locaux de Tomra ont été conçus pour améliorer la collaboration entre les services et créer de meilleures conditions de travail en termes de son, de lumière et d'air.
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