Concevoir les espaces de réunion des bureaux modernes

Hybrides, virtuelles ou en présentiel, courtes ou longues, spontanées ou planifiées, formelles ou informelles : aujourd’hui, les réunions peuvent prendre de nombreuses formes différentes sur le lieu de travail. Les bureaux modernes doivent soutenir ces nouvelles méthodes de travail et façons d’interagir en offrant différents types d’espaces de réunion spécialement conçus pour stimuler la productivité, l’efficacité et la productivité.

Quel type de réunions organisez-vous (ou aimeriez-vous organiser) ?

Afin de concevoir les espaces de réunion les mieux adaptés à votre organisation, il est essentiel de commencer par identifier le type de réunions que vous organisez réellement et ce dont vous avez besoin pour mener vos futures réunions. Réfléchissez à l’utilisation des différents espaces, à la durée des réunions qui y sont organisées, au nombre de personnes qui y participent ainsi qu’au degré de concentration requis. Vos espaces existants répondent-ils à vos besoins ? Ces informations sont précieuses pour le processus de conception et facilitent la création d’espaces de réunion personnalisés en accord avec les méthodes de travail de votre organisation. En comprenant mieux comment les collaborateurs et les équipes veulent travailler ensemble et quels types d’espaces de réunion ajoutent de la valeur, vous posez les bases d’une optimisation efficace de votre espace de bureaux.

12,9 %

Une étude approfondie du Bureau national de recherche économique montre que le nombre de réunions entre employés de bureau a augmenté de 12,9 % après la pandémie, tandis que la durée moyenne des réunions a diminué de 20,1 %.

Optimisez votre espace de bureaux

Dans les bureaux modernes, la salle de conférence classique doit être complétée par plusieurs salles et espaces de réunion variés. Idéalement, les réunions informelles peuvent avoir lieu dans des espaces ouverts divisés par des solutions qui permettent de « créer plusieurs pièces dans une pièce », comme des meubles à dossier haut, des cloisons, des modules de rangement ou encore des textiles suspendus au plafond. Doté de la bonne solution d’intérieur et de technologies adaptés, un espace ouvert conviendra parfaitement aux réunions courtes, créatives, de projet ou de travail, pourvu qu’aucune information confidentielle n’y soit partagée.

Réfléchissez en termes d’espace et non de pièce

En réfléchissant en termes d’espace et non de pièce, il est possible de concevoir des espaces de réunion flexibles qui soutiennent les nouvelles méthodes de travail adoptées dans les bureaux. Pour les collaborateurs, il est beaucoup plus agréable d’évoluer dans un environnement de travail où ils peuvent voir leurs collègues plutôt que d’être dissimulés dans des pièces séparées. Les espaces ouverts permettent également aux différents services de l’organisation d’interagir plus librement, contribuant ainsi à une culture de travail plus inclusive. Ils sont également faciles à réagencer pour répondre à l’évolution rapide des activités menées au quotidien.

3 facteurs ergonomiques à prendre en compte

L’ACOUSTIQUE. Une bonne acoustique contribue à la concentration et à la productivité des participants. Les surfaces dures, telles que les murs nus, les cloisons vitrées, les séparateurs de pièces et les tableaux blancs que l’on trouve fréquemment dans les salles de réunion, créent un environnement acoustique inconfortable avec des bruits et des échos forts. Les panneaux acoustiques et les textiles créent une atmosphère chaleureuse et contribuent à un bon environnement acoustique.

LA COULEUR. Choisissez une palette de couleurs en tenant compte du type de réunion, et non des goûts ou tendances personnels. Différentes couleurs encouragent et favorisent différents types d’activités. Les teintes jaunes stimulent la créativité, tandis que le bleu a un effet apaisant. Si les espaces de réunion doivent se fondre dans l’ensemble du bureau, ils peuvent néanmoins avoir des décors différents. Réfléchissez donc à l’impression que vous voulez créer dans chaque espace de réunion.

LA QUALITÉ DE L’AIR. L’installation d’un système de climatisation efficace est essentielle, en particulier dans les petites pièces sans fenêtre, pour éviter les pertes de concentration et les coups de fatigue chez les collaborateurs.

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Lors de réunions créatives ou de séances de brainstorming, il est important de pouvoir se déplacer librement dans l’environnement pour maintenir l’énergie et le rythme. Les tables de réunion réglables en hauteur s’adaptent facilement à vos besoins – une table haute avec des tabourets de bar permet aux participants d’être plus dynamiques, de se lever et de participer aux discussions.

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Dans les bureaux modernes, vous rencontrez de plus en plus d’entrées aménagées près d’un espace de travail. Ici, les salons, les tables de projet et les bureaux de différentes hauteurs invitent l’utilisateur à s'asseoir pour prendre un café, à prendre des nouvelles d'un collègue ou à travailler pendant un moment.

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Pour les réunions qui doivent rester aussi courtes que possible, l’idéal est de les organiser dans des espaces dotés de tables hautes et de tabourets, par exemple, pour permettre aux participants de s’installer en position assise ou debout. Les réunions plus longues, en revanche, nécessitent un espace équipé de sièges de réunion confortables.

Créez différentes zones adaptées à différents niveaux de concentration

Lors de la conception d’un bureau, il est important de prendre en compte la position des différents espaces les uns par rapport aux autres. Les espaces de travail dédiés aux tâches nécessitant un degré élevé de concentration, par exemple, doivent être séparés des zones où il y a beaucoup de mouvement et d’interaction entre les personnes. Un bon point de départ consiste à diviser le bureau en différentes zones, par ex. une zone active avec plus d’animation et de mouvement, une zone se prêtant à une concentration moyenne où l’on peut se concentrer sur son travail mais aussi discuter, et une zone propice à une concentration élevée, où l’on peut travailler sans être dérangé par des discussions. Cette répartition permet à chacun d’accomplir ses tâches dans le meilleur cadre possible tout au long de la journée.

« La conception des espaces de réunion dans le bureau dépend du type de réunion à organiser et du degré de concentration requis. Ces facteurs déterminent si l’espace doit être ouvert ou fermé et s’il doit être aménagé dans une zone active, une zone se prêtant à une concentration moyenne ou une zone propice à une concentration élevée. »

Henrik Axell, responsable de la conception des lieux de travail chez Kinnarps

Technologie et solution d’aménagement intérieur : une combinaison gagnante

Avec les bonnes technologies, nous pouvons choisir avec plus de liberté où et comment nous travaillons, même dans les locaux du bureau. La conception des espaces de réunion dans le bureau doit donc tenir compte des technologies dont nous avons besoin. Tous les espaces de réunion doivent-ils permettre à une personne en dehors du bureau de se connecter grâce à un moyen numérique ? Cette personne pourrait par exemple se trouver à son domicile ou dans un bureau satellite, un lounge d’hôtel, un café ou encore un train. Est-il au contraire préférable pour votre organisation de disposer d’espaces pratiques pour les réunions virtuelles et hybrides, et d’optimiser d’autres espaces pour les réunions en présentiel ? Avant de changer de bureau, il est important de déterminer les réunions qui peuvent être organisées sous une forme virtuelle ou hybride dans votre organisation, et celles qui doivent se tenir en présentiel. Vous devez également identifier les espaces de réunion qui doivent pouvoir être réservés.

Choisir son mobilier pour favoriser les réunions spontanées et les interactions sociales

Dans notre monde doté de technologies de communication numérique toujours plus évoluées, les réunions en présentiel demeurent néanmoins essentielles pour bâtir une culture solide, développer les liens et stimuler l’engagement. Malgré toutes ces avancées technologiques, les êtres humains sont intrinsèquement sociaux et ont besoin d’être entourés de leurs pairs. Lorsque nous nous rencontrons en face à face, nous pouvons lire le langage corporel de l’autre et ressentir une connexion et un sentiment d’empathie difficile à reproduire virtuellement. Les petits changements dans notre expression faciale, l’inflexion de notre voix, les mouvements de nos mains et le contact visuel renforcent le message que nous voulons transmettre.

Des réunions spontanées ont lieu tous les jours sur les lieux de travail. Des collègues se rencontrent dans les couloirs, à la machine à café ou au bureau d’autres collaborateurs pour poser des questions et trouver de nouvelles idées. Ces réunions spontanées sont non seulement importantes pour développer les relations entre les collaborateurs, mais elles améliorent également la collaboration et la capacité à résoudre des problèmes. Offrez à vos employés divers espaces ouverts, confortables et judicieusement placés dans le bureau où ils pourront s’installer assis ou debout et discuter facilement. Réfléchissez à la manière dont votre organisation souhaite encourager les gens à se rencontrer et assurez-vous de le refléter dans l’aménagement de votre bureau.

18 %

Lors d’une enquête, 5 000 employés de bureau ont été interrogés sur le type de réunions qui, selon eux, seront organisées dans leur bureau à l’avenir. D’après leurs estimations, les réunions spontanées représenteront jusqu’à 18 % de toutes les réunions. Ce résultat est essentiel et doit impérativement être pris en compte lors de la conception du bureau du futur.

  

Il est clair que des espaces de réunion inspirants et fonctionnels garantissent des réunions plus créatives et efficaces. Notre but consiste à créer des espaces confortables, intuitifs et chaleureux qui renforcent la concentration et favorisent le bien-être des participants aux réunions. Des environnements bien pensés et fonctionnels qui permettent à chacun d’être plus créatif et de collaborer de la meilleure façon possible.

Aimeriez-vous obtenir de l’aide pour concevoir vos espaces de bureau ? Que diriez-vous de créer de nouveaux espaces de réunion attrayants, qui vont au-delà des salles de réunion classiques ?

Contactez-nous et, ensemble, nous concrétiserons votre vision !

Sources

https://www.nber.org/papers/w27612
Kinnarps (2020-2022). Enquête en ligne Web Next Office® Insight.

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